Статьи
История версий
Skip Navigation LinksГлавная > Список статей > Подсистема управления договорами > Работа с подсистемой «Управление договорами»

Работа с подсистемой "Управление договорами"


В этой статье рассмотрим действия, связанные с циклом жизни нашего договора, - от его создания до закрытия:


Подготовка проекта договора

Рассмотрим создание исходящего договора, т.е. договора где мы будем исполнителями. Входящие договора, где мы заказчики, можно создавать аналогично с учетом того, что обычно проект текста договора присылает его исполнитель.

В папке "Проекты договоров" создайте проект договора. Поля "Дата договора", "Кто готовил" и "Статус договора" заполняются автоматически. В дальнейшем их можно изменить.

Создание проекта договора

Заполните обязательные поля в проекте договора и те поля, которые вам известны на данный момент времени.

Проект договора

Также заполните информацию о вашем Заказчике, открыв его карточку.

Информация о заказчике

Добавьте текст договора в виде вложенного файла или воспользуйтесь шаблоном договора на закладке "Вложенные файлы".

Создание шаблона договора Список типовых договоров

Карточка договора и его текст приведены ниже.

Текст договора

Согласование проекта договора

Для согласования проекта договора выбирете соответствующий вид поручения.

Согласование договора

Записи о согласовании договора помещаются на закладку "Маршруты".

Маршрут движения договора

Для согласования договора с Заказчиком файл, содержащий текст договора, вы можете отправить непосредственно из проекта договора, воспользовавшись закладкой переписка. В эту же закладку можно добавлять и ответы от Заказчика. (Особенности настройки работы системы с почтой можно посмотреть здесь.)

Отправка договора заказчику

После окончательного согласования проекта договора его можно будет напечатать, подписать и отправить бумажную копию на подписание Заказчику. Дата этой отправки проставляется в поле "Дата отправки".

Работа с карточкой договора

Для контроля возврата бумажной копии договора от Заказчика используется система настройки текущих представлений и фильтров. В частности для отображения всех проектов договоров, бумажные копии которых, были отправлены Заказчику, но не получены от него, используется вид "Отправленные, но не возвращенные"

Настройка папок для отображения договоров

с применением следующего фильтра

Расширенный поиск договоров

Когда подписанная бумажная копия договора будет возвращена заполните поле "Дата получения". Все проекты договоров, для которых заполнены поля "Дата отправки" и "Дата получения" отображаются при помощи вида "Возвращенные":

Отслеживание движения проектов договоров

Сопровождение договора

После получения бумажной копии договора от Заказчика переместите проект договора из папки "Проекты договоров" в папку "Договора исходящие". Присвойте договору номер и дату, а также измените его статус из "Проект" на "Действующий".

Сопровождение договов в работе

Для управления договорами в поставке подсистемы присутствует некоторый набор полей в карточке договора, предварительно заполненные справочники, настроены виды отображения папок и виртуальные папки. Все эти настройки позволяют отображать те договора, которые удовлетворяют определенным условиям. Данные условия выбраны нами произвольно. Вы можете сами изменить их, учитывая специфику работы с договорами в вашей организации. Примеры того, как это сделать, описаны в статье "Собственный FossLook CRM".

Предполагается, что оплата по договорам может производиться как одноразово, так и по определенному графику. Этот график описывается двумя полями "График оплат" и "Оплата до". Эти поля - пополняемые справочники, которые вы можете изменять по собственному усмотрению. На рисунке ниже показан список всех исходящих договоров с различными вариантами заполнения этих полей.

Исходящие договора

Для контроля срока оплат нами предлагаются преднастроенные текущие представления папки "Договора исходящие". Так при выборе вида "Оплата до 10-го ежемесячно" будут отображаться только договора,

График оплаты по договорам

удовлетворяющие следующим условиям:

Условия поиска договоров

Для контроля за оплатой по актам выполненных работ, а также контроля за своевременностью отправки и поступления бумажных копий актов и допсоглашений по договорам существует набор виртуальных папок, в которых отображаются договора, удовлетворяющие определенным условиям:

Контроль за оплатой по актам выполненных работ

Так для договора, который отображается в папке "Акт отправлен, но не оплачен" в акте №2 существует поле "Дата отправки акта", и отсутствует поле "Дата оплаты по акту".

Список актов по договору

Отображение таких договоров обеспечивается следующим фильтром:

Фильтр для поиска договоров

Подобные фильтры настроены и на оставшиеся две папки.

Закрытие договора

После окончания работы с договором заполните поле "Дата закрытия договора", измените поле статус из состояния "Действующий" в состояние "Закрыт"

Закрытие договора

и переместите договор из папки "Договора исходящие" в папку "Закрытые договора".

Папка с закрытыми договорами
© 2001-2017 ФОСС-Он-Лайн. Все права защищены.